Jelda Veninga, HR-adviseur, Namibië

Het ministerie is gevestigd in de Kavango regio. Een vrij groot gebied met het hoogste armoedecijfer en het hoogste percentage hiv-patiënten in heel Namibië. Het ministerie heeft een hiërarchische structuur, een gebrek aan middelen en heel veel papierwerk. Zo is de HR-afdeling verantwoordelijk voor de administratie voor 3.500 leraren. Mijn lokale collega’s werken keihard om al het werk gedaan te krijgen. Bedenk maar eens hoe frustrerend het invullen van een belastingaangifteformulier kan zijn! Mijn collega’s doen dat soort werk voor alle leraren: voor pensioen, ontslag, gevallen van wangedrag, vacatures, promoties, overplaatsingen, etc.

Tijdsbesparing en efficiëntie

Voor mijn komst werkten twee collega’s van Randstad op de HR-afdeling van dit ministerie. Zij kwamen met goede initiatieven om efficiënter te werken, want plannen en organiseren is in Namibië niet vanzelfsprekend. Het werk dat zij gestart zijn, zet ik voort. Ik werk nu aan het belangrijkste project dat zij introduceerden: het opzetten van een digitaal HR-archief.

We zijn net klaar met het invoeren van de informatie uit alle werknemersdossiers in het computersysteem. Veel werk, maar het effect is groot: als het hoofdkantoor om statistieken vraagt, is het voor mijn collega’s niet meer nodig om de dossiers handmatig te doorzoeken. Het bespaart hen enorm veel tijd! Ik bekijk nu hoe we het archief up-to-date kunnen houden en hoe we het in het dagelijkse werk kunnen gebruiken.

Zelfreflectie

Als HR-adviseur adviseer en coach ik mijn lokale collega’s bij het ministerie over hoe zij op hun eigen manier efficiënter kunnen werken. Dat betekent dat ik hen help met het plannen en evalueren van hun werk en bij het stellen van prioriteiten. Het is een behoorlijke uitdaging om hen te leren voor zichzelf te denken. Ik doe dat door ze veel vragen te stellen. Door reflectie op hun manier van werken, worden ze bewust van hun eigen kunnen en zullen ze steviger in hun schoenen staan. Mijn werk hier is voornamelijk gericht op groepsdynamiek, -processen en het motiveren en coachen van mensen. Daarbij maak ik gebruik van mijn gezond verstand, creativiteit, politieke sensitiviteit en doorzettingsvermogen. Elke dag is een nieuwe uitdaging, omdat we elkaar door cultuurverschillen vaak niet goed begrijpen. Ik blijf daarom op een creatieve manier naar verschillende oplossingen zoeken. Als iets niet werkt, moet je met een plan B komen.

Teamgeest

Mijn collega’s zijn erg aardig; ze vertellen me veel over hun persoonlijke leven. Het motiveert me om te zien dat het werk van VSO bijdraagt aan een betere teamgeest bij mijn HR-collega’s. Bovendien leer ik ook veel van de ervaringen van andere VSO’ers. Aan het eind van de dag houden we gesprekken, met uitzicht op de rivier Kavango, over cultuurverschillen die we tijdens ons werk tegenkomen. Als VSO’er heb ik ook de mogelijkheid om te reizen; ik kom net terug van een reis door het land en heb veel van het mooie Namibië gezien. Het is een land vol met natuurwonderen en ongelooflijk aardige mensen. Ik voel me hier echt op mijn plek!”